Sistema de gerenciamento de coleções

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Desenvolvimento e história dos sistemas de gerenciamento de coleções

Desde que os padrões legíveis por máquina foram desenvolvidos para bibliotecas na década de 1960, os museus tiveram interesse em utilizar computadores para registrar informações sobre suas coleções. No entanto, os museus têm necessidades muito diferentes das bibliotecas; Embora as informações bibliográficas sobre um objeto de coleta de bibliotecas sejam geralmente estáticas, os registros do museu estão sempre mudando devido à necessidade contínua de novas informações sobre objetos do museu a serem adicionados aos registros. Já em 1967, o Museum Computer Network (MCN), um grupo informal de museus de Nova York, tentou criar um banco de dados de gerenciamento de coleções chamado Griphos, e em um Museu de Arte Metropolitano e Conferência da IBM em 1968, os palestrantes discutiram projetos atuais e propostos para automatizar o gerenciamento de coleções. Em um esforço para coordenar a pesquisa sobre o desenvolvimento desses sistemas, associações profissionais como o Comitê de Coordenação do Banco de Dados do Museu (MDBCC), formado em 1972, foram criados para disseminar informações sobre computadores e bancos de dados para museus interessados ​​na implementação de sistemas de coleções computadorizadas. Durante a década de 1980, os sistemas de gerenciamento de coleções tornaram -se mais avançados com o surgimento de bancos de dados relacionais que “[relacionam] cada peça de dados a todas as outras peças" e durante esse período alguns dos sistemas populares de hoje foram originalmente desenvolvidos para instituições específicas “com base em genéricas Bancos de dados relacionais ” - como o sistema de museus da Gallery Systems para o Metropolitan Museum of Art and Re: Discovery Software Proficio para o Monticello da Thomas Jefferson Foundation - antes de ser lançado como produtos comerciais. Durante os anos 90, com os computadores se tornando mais rápidos e mais baratos e com mais com mais e com maior A ascensão da Internet, o software de gerenciamento de coleções tornou -se muito mais sofisticado, capaz de “apresentar imagens, classificar as informações em qualquer uma de uma infinidade de configurações, registrar informações da exibição, rastrear locais e interface com um site de museu".

Embora a meta durante a década de 1960 fosse usar computadores para coleções de manutenção de registros para fins de prestação de contas, o diretor executivo da MCN Everett Ellin alertou que os profissionais do museu deveriam incluir o acesso público como uma meta, porque "não valeria a pena o esforço se os museus apenas criarem um Sistema de manutenção de registros glorificado. "Os sistemas de gerenciamento de coleções se tornaram ferramentas cruciais para aumentar o acesso do público às informações de coleções, expandindo os tipos de informações que são registradas. O que antes era" uma ferramenta simples para cuidados e inventários de coleções "se tornaram" um robusto e robusto e robusto e robusto e robusto e robusto e robusto e robusto e robusto e robusto e robusto e robusto e robusto e robusto e robusto e robusto e robusto e robusto e robusto e robusto e robusto e robusto do Instrumento poderoso para salvar todas as informações sobre objetos de museu ", incluindo material interpretativo, objetos digitais e substitutos digitais. Como alguns sistemas de gerenciamento de coleções agora incorporam gerenciamento de ativos digitais e armazenamento de informações de conteúdo, muitos profissionais de museus começaram a usar o acrônimo CMS para representar "sistema de gerenciamento de conteúdo".

Informações gerenciadas em sistemas de gerenciamento de coleções

Em 1997, o consultor de historiador de artes e estudos de informação do museu, Robert A. Baron, descreveu os requisitos para sistemas de gerenciamento de coleções, não como uma lista dos tipos de informações de objeto de coleções que devem ser registradas, mas como uma lista de atividades de cobrança como administração, Empréstimos, exposições, preservação e recuperação, tarefas que os museus foram responsáveis ​​por muito antes da invenção dos computadores, e muitos sistemas modernos de gerenciamento de coleções vão além da catalogação, ajudando no gerenciamento desses processos e fluxos de trabalho. A Lista de Verificação de Critérios de Software para Gerenciamento de Rede de Informações do Patrimônio do Canadá (CHIN) (CMSCC), que visa ser uma lista abrangente dos tipos de informações que um museu pode querer gravar em um CMS, organiza essa lista por processos e ações, em vez de digitar de informação. A lista de verificação "descreve uma série de recursos comumente incluídos em um CMS comercial, que pode ajudar um museu a determinar quais recursos têm prioridade".

Entrada de objeto

Gerenciando e documentando informações e tarefas relacionadas a objetos que entram no museu, incluindo registros de aquisição ou empréstimos, recebimentos, registro do motivo do depósito do objeto e registro do retorno do objeto ao seu proprietário.

Aquisição

A gestão e a documentação dos objetos adicionados à coleção da instituição, incluindo números de acesso, números de catálogo, nome de objeto ou título, data de aquisição, método de aquisição e transferência de título. Existem muitos sistemas diferentes de numeração de acesso, e um CMS deve permitir que uma instituição use seu sistema de numeração existente.

Controle de inventário

A identificação de objetos para os quais a instituição tem uma responsabilidade legal, incluindo objetos e objetos emprestados que não foram acessados. As informações gravadas incluem localização e status do objeto.

Localização e controle de movimento

Registros dos locais atuais e anteriores de um objeto nas instalações da instituição para que ele possa ser localizado, incluindo datas de movimento e autorizações para movimento.

Descrição do catálogo

Informações que descrevem e identificam objetos, incluindo criador/fabricante/artista, data (s) da criação, local da criação, proveniência, histórico de objetos, pesquisa sobre o objeto e conexões com outros objetos.

Gerenciamento de conservação

O gerenciamento de informações sobre a conservação de um objeto "de uma perspectiva de gerenciamento de curadoria e coleções", incluindo solicitações de conservação, registros de exame, relatórios de condição, registros de ações preventivas e históricos de tratamento.

Gerenciamento de riscos

Gerenciamento de informações sobre ameaças em potencial para objetos de coleção, incluindo documentação de ameaças específicas, registros de medidas preventivas, planos e procedimentos de desastres e contatos de emergência.

Gerenciamento de seguros e controle de avaliação

Documentação das necessidades de seguro de objetos pelos quais a instituição é responsável (objetos empréstimos incluídos), bem como o valor monetário dos objetos para fins de seguro. Isso pode incluir os nomes e informações de contato dos avaliadores, bem como a história da avaliação.

Gerenciamento de exposições

Gerenciamento da exposição ou exibição de um objeto, incluindo histórico de exposições e documentação de pesquisas realizadas em um objeto para uma exposição. Os sistemas de gerenciamento de coleções mais avançados podem ter a capacidade de apresentar informações do sistema no site de um museu ou em uma exposição on -line.

Despacho/envio/transporte

Gerenciamento de objetos deixando as instalações da instituição e sendo transferido para um local diferente, incluindo informações de localização, notas de embalagem, dimensões de caixas, autorizações, informações alfandegárias e documentando os meios de transporte (incluindo informações de correio).

Empréstimo e empréstimo

Gerenciando a transferência temporária de responsabilidade de um objeto do museu para outra instituição ou vice -versa, incluindo contratos de empréstimos, histórico de empréstimos, registros de custos e pagamentos, listas de embalagem, informações do local, relatórios de instalações e registros de empréstimos em atraso.

Desactação e descarte

Gerenciamento e documentação de objetos sendo descendentes e deixando a coleção da instituição, por transferência, venda, troca ou destruição/perda, incluindo transferência de título, registros de aprovação e razão para descarte.

Recursos de sistemas de gerenciamento de coleções

Funcionalidade

Um sistema de gerenciamento de coleções deve poder armazenar dados, editar dados, excluir dados, acessar dados por meio de consultas, classificar dados e saída de dados na forma de relatórios. Os dados são armazenados na forma de tabelas e são inseridos no sistema (e às vezes editado) usando formulários. As consultas são pesquisas que ajudam a recuperar dados específicos do sistema e os relatórios "são os meios pelos quais os resultados de uma consulta são exibidos ou impressos".

Flexibilidade

Um CMS eficiente, como um bom banco de dados relacional, não deve ter registros duplicados e não deve exigir que as mesmas informações sejam registradas em mais de um local no sistema. Ao mesmo tempo, o sistema deve ser flexível o suficiente para acomodar mais dados à medida que as coleções se expandem. O usuário também deve entender que nem todas as informações devem ser inseridas em um sistema de gerenciamento de coleções; Por exemplo, informações complexas, como dimensões e medições complicadas. Algumas instituições podem não querer registrar informações confidenciais, como informações de doadores privadas em um CMS e mantê -las em um arquivo manual ou em um arquivo digital seguro e seguro, com ponteiros para a localização do arquivo gravados no CMS. No entanto, outros argumentam que essas informações confidenciais devem ser registradas no CMS para proteger as informações no caso de um desastre em que os arquivos manuais possam ser destruídos.

Backup e redundância

Um CMS deve ter "um processo de backup e recuperação embutido" para proteger dados não apenas contra falhas e desastres do equipamento, mas também erro humano, o que pode resultar em perda ou corrupção de dados. Cópias redundantes das informações devem ser armazenadas em vários locais, e o processo de backup pode ser automatizado.

Padrões de dados

Como um sistema computadorizado "exige um grau de precisão muito maior no uso da linguagem para catalogação e recuperação de dados do que um sistema manual", os padrões de dados e metadados devem ser aplicados em um sistema de gerenciamento de coleções. Os padrões de dados fornecem regras de como as informações são inseridas no sistema e os dados que foram inseridos no sistema de maneira consistente permitem uma recuperação de informações mais precisa e precisa e para facilitar a troca de dados entre diferentes sistemas.

Os três tipos de padrões de dados são estrutura, conteúdo e valor:

Data structure standards describe the fields and categories of information (sometimes called elements) that are required to identify an object. In a museum CMS, these fields often include accession number, title/name of object, maker/creator of object, place of creation/origin, date of creation, dimensions, material, and source of object (for example, name of donor or seller). Examples of widely used data structure standards used for cultural objects are the Dublin Core Metadata Element Set (DC), Categories for the Description of Works of Art (CDWA), the MARC formats, the element sets of Cataloging of Cultural Objects (CCO), and the VRA (Visual Resources Association) Core Categories.Data content standards provide guidelines for the formatting of information being entered into the fields, “controlling the syntax, style, grammar, and abbreviations” that should be used. Examples of data content standards used in institutions that collect cultural objects include Cataloging of Cultural Objects (CCO) and Describing Archives: A Content Standard (DACS).Data value standards provide the preferred terms and vocabulary to be used in the fields, often in the form of authority lists, lexicons, data dictionaries, and thesauri. Examples include the Getty's Art and Architecture Thesaurus (AAT) and Thesaurus of Geographic Names (TGN), Nomenclature 4.0 for Museum Cataloguing, and Iconclass.

Enquanto a maioria desses padrões de dados se aplica à catalogação e descrição dos objetos culturais, também estão sendo feitos esforços para criar padrões de dados para coleções de história natural. Com base no núcleo de Dublin, o padrão Darwin Core (DWC) é um padrão de estrutura de dados para informações de biodiversidade cujo "glossário de termos" são os "campos" e "elementos" necessários para catalogar espécimes e amostras de história biológica e natural.

Reconhecendo a importância dos padrões de dados para muitos usuários, alguns desenvolvedores anunciam que seus sistemas de gerenciamento de coleções estão em conformidade com certos padrões. Por exemplo, o CMS do Museu Adlib é "certificado como compatível com o Spectrum pelo Coleção Trust" e "também incorpora outros padrões internacionais, como as diretrizes" CIDOC "e Getty" ID do objeto ".

Segurança e acesso

Um sistema de gerenciamento de coleções deve ter medidas de segurança que “garantam que apenas pessoas autorizadas possam entrar, editar ou visualizar” as informações contidas no sistema. No entanto, existe uma demanda crescente por acesso público a algumas das coleções e informações de objeto contidas no CMS, que “ajuda a cumprir a missão de um museu de educar o público e provar que os objetos mantidos em confiança pública são usados ​​para benefício público” enquanto Também incentivando a equipe de coleções a "apoiar a administração básica de coleta", garantindo que as informações sobre o objeto sejam precisas antes de serem acessíveis ao público. O sistema deve permitir que o público possa fazer e refinar pesquisas de informações acessíveis ao público no sistema.

Direitos e reproduções

Um CMS também deve permitir que a equipe de coleções gerencie informações sobre os direitos de reprodução dos objetos pelos quais a instituição é responsável, incluindo o tipo de esquema de direitos autorais que está sendo aplicado (por exemplo, licença de direitos autorais ou criativos dos EUA), propriedade de direitos autorais e marcas d'água digitais.

Considerações ao selecionar um sistema

Como todo museu tem necessidades diferentes, um museu deve fazer uma avaliação de necessidades antes de selecionar um sistema de gerenciamento de coleções. O museu deve determinar quais processos de coleções precisa do sistema para gerenciar. O museu também deve identificar quem usará o sistema e considerar fatores como o tamanho da coleta (presente e futuro), habilidades tecnológicas da equipe e orçamento/preços. Outra recomendação é mapear as metas de curto e longo prazo para o novo CMS e, em seguida, determinar como o sistema pode ajudar a aumentar a eficiência do museu.

Sistemas de gerenciamento de informações de conservação

Os sistemas de gerenciamento de coleções têm suas origens na catalogação e registro e, consequentemente, a maioria dos sistemas gerencia informações e registros “a partir de uma perspectiva de gerenciamento de curadoria e coleções.” As informações de conservação nesses sistemas geralmente se limitam ao relatório e documentação do histórico de tratamento. Enquanto alguns avançados avançados Os sistemas permitem que os registradores gerenciem tarefas de fluxo de trabalho, como aprovações e recebimentos, a maioria dos sistemas não pode gerenciar fluxos de trabalho de conservação. Muitos conservadores também precisam de um sistema que não apenas possa armazenar e gerenciar a documentação de conservação, mas também compartilhar facilmente essas informações com outros conservadores e instituições.