Encontrando ajuda
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Visão geral
A localização de auxílios existem como uma ferramenta central para a interação do usuário e do arquivista com coleções de arquivo. Freund e Toms observam que a localização de AIDS se tornou o meio preferido de mediação do usuário com uma coleção, como resultado da natureza impressa da maioria dos materiais históricos. Eles continuam explicando que a ajuda para encontrar esse formulário baseada em impressão foi projetada para descrever uma única coleção ou arranjo de uma proveniência semelhante. Clayton McGehee argumenta que a ajuda de busca se tornou preferida por arquivistas e repositórios como um meio de organizar suas coleções porque permitia que eles controlassem intelectualmente e fisicamente os itens que mantinham. Os arquivistas poderiam adquirir, desarmar, redigir e reorganizar materiais. A Aids de descoberta pode refletir essas mudanças na coleção, mas também refletiu que apenas os arquivistas saberiam sobre essas mudanças na coleção. As coleções baseadas em papel com a Aids garantiram que os clientes teriam que confiar no arquivista para encontrar e utilizar materiais.
O conteúdo de um auxílio para encontrar pode diferir dependendo do tipo de material que está descrevendo. Geralmente, uma ajuda para obter uma descrição do escopo da coleção, informações biográficas e históricas relacionadas à coleção e restrições ao uso ou acesso aos materiais. Encontrar AIDS pode ser inventários detalhados que listam o conteúdo. Eles também podem incluir os títulos de sujeitos extraídos da LCSH, AAT ou outro vocabulário controlado e podem ser revertidos para coleções relacionadas em outros repositórios. Os elementos de dados essenciais para encontrar AIDS são definidos pelo Conselho Internacional de Arquivos na Descrição Geral de Arquivo Padrão Internacional (ISAD (G)). Existem várias implementações nacionais do ISAD (G), como a descrição de arquivos: um padrão de conteúdo, usado nos EUA.
Criação
O processo de criação de um auxílio para encontrar geralmente começa com a descrição do arquivo. Por exemplo, a descrição do arquivo codificado exige uma descrição básica da coleção, uma lista de termos de vocabulário controlado, informações administrativas, informações biográficas, escopo e conteúdo, arranjo, descrição de componentes e outros dados descritivos. Na ausência de um padrão universal para encontrar AIDS, esses elementos são frequentemente usados como base.
Componentes
A descrição básica, a visão geral da coleta ou as informações de resumo geralmente são a primeira seção de um auxílio para encontrar, contendo informações sobre o criador da coleção, o espaço físico que a coleção ocupa no arquivo e o intervalo de data e um resumo de seus documentos. Uma nota biográfica/histórica descreve uma coleção da perspectiva do período em que foi criada, fornecendo informações básicas sobre uma pessoa ou organização. Também pode descrever a história da coleção. O escopo e a nota de conteúdo explica brevemente a proveniência da coleção, seu arranjo e intervalo de data e, em geral, que tipo de materiais ele contém - cartas, relatórios, fotografias, áudio/vídeo etc.
A seção Acesso e uso que contém informações sobre o uso da coleção, como termos de acesso e restrições. Questões de uso que podem afetar os pesquisadores podem incluir acordos de doadores que restringem o acesso, as informações de direitos autorais, o histórico de propriedade da coleção, qualquer formato adicional que a coleção possa ter e se a coleção estiver aceitando adições. Informações adicionais contêm detalhes de materiais relacionados, idioma, instruções de citação, quaisquer patrocinadores e a data do processamento. Os termos de pesquisa geralmente são uma lista de títulos de assuntos, nomes pessoais, corporativos ou familiares, títulos geográficos e termos de gênero relacionados ao conteúdo da coleção.
O arranjo é a maneira pela qual a coleção foi ordenada (geralmente de acordo, na medida do possível, com sua ordem original). Os níveis hierárquicos de arranjo são normalmente compostos por grupos de registros que contêm séries, que por sua vez contêm caixas, pastas e itens.
A lista de conteúdo é uma lista dos materiais da coleção até a caixa e o nível da pasta. Descrições da série que contêm o título, datas de cobertura e uma breve descrição do conteúdo de cada série. As descrições da série também podem incluir a gama de contêineres, uma declaração do tipo de arranjo e uma nota sobre quaisquer restrições para cada série (por exemplo, um embargo ao acesso público por um período definido por razões de confidencialidade).
Digitalização e Aids
Descrição do arquivo codificado (EAD)
A descrição do arquivo codificada foi criada em 1998 para o uso de AIDS em um ambiente on -line. Sua criação permitiu um padrão nacional consistente nos EUA para encontrar terminologia de ajuda.
A Candida Fenton escreve, "A definição de tipo de documento de documentos (DTD) da Descrição do Arquivo Encodrou é um padrão de codificação não proprietário que especifica a estrutura de um auxílio eletrônico de arquivamento. O padrão foi desenvolvido em resposta ao crescente papel das redes no acesso a informações que descrevem o arquivo de propriedades de arquivamento e para permitir a troca de registros entre repositórios ".
No entanto, o formato hierárquico da EAD para encontrar AIDS causou alguma controvérsia entre os usuários, pois os arquivistas observaram que perpetua as mesmas confusões sobre a busca de auxílios para os usuários.
Interação do usuário e Aids de localização
Freund e Toms afirmaram que as coleções se tornam acessíveis digitalmente em maior frequência, os arquivistas não podem mais ajudar os usuários em todas as suas necessidades. Clayton McGehee expressou preocupação com a falta de interação entre encontrar auxílios a diferentes bibliotecas e repositórios. Ele argumentou que, para permanecer em contato com a rápida participação e a disseminação de informações, encontrar AIDS deve interagir com as bibliotecas digitais. Laura Farley argumentou que essas duas preocupações sobre a velocidade das mudanças de informações e a necessidade de se adaptar podem ser complementadas pela adição de anotações do usuário à Aids online. Farley também observou que os envios de usuários podem ajudar os arquivistas a destacar itens úteis não indicados no auxílio existente para encontrar. Ela conclui isso
A localização participativa on -line de auxílios com anotações do usuário é viável para um repositório de qualquer tamanho e orçamento e resultará em recursos mais completos para usuários e arquivistas ... para ter sucesso em alcançar usuários, os arquivistas devem se abrir para novas colaborações com diversas comunidades além O mundo acadêmico, abandonando o papel de gatekeepers de discos e convidativo na comunicação aberta com os usuários.