Inventário (museus)

História das práticas (EUA)

A Associação Americana de Museus publicou seu "Código de Ética para Trabalhadores de Museus" em 1925, que pressagiou a criação de cursos de treinamento para a administração apropriada de coleções de museus. As primeiras regras para o registro de objetos do museu foram publicadas em 1958, o trabalho de Dorothy H. Dudley, do Museu de Arte Moderna de Nova York e Irma Bezold, do Museu Metropolitano.

Necessidade

A manutenção do registro de inventário das coleções é necessária para uma responsabilidade mínima de cobrança. Os inventários fornecem ao gerente de coleções e / / ou ao registrador informações para fins de seguro, segurança e alerta a equipe para possíveis necessidades de conservação ou preservação da coleção.

Segurança

A conclusão e a manutenção do e um sistema de inventário ajudam a deter e ajudar na detecção precoce de roubo da coleção. O Conselho Internacional de Museus (ICOM) exorta os museus a concluir e manter seus sistemas de inventário porque "se um museu não sabe o que está em sua coleção, onde os trabalhos estão localizados e a condição em que estão, na verdade, convida Roubo porque não terá sentido imediato de que um objeto desapareceu e, mais importante, não terá informações descritivas para ajudar a recuperação de um objeto no caso de um roubo. "O tipo de sistema de inventário usado por um museu será ditado pela Política de Gerenciamento de Coleções (CMP). O CMP determinará com que frequência itens, itens e quantos itens devem ser inventários. Os museus precisam completar periodicamente um inventário de cento por cento de sua coleção, mas para o período entre a conclusão desse inventário, uma amostragem aleatória da coleção é suficiente. Uma amostragem aleatória da coleção serve como um indicador para o restante da coleção. Se todos os itens forem contabilizados em uma amostragem aleatória, pode -se supor que o restante dos registros das coleções seja igualmente confiável. No entanto, um inventário completo fornece à instituição o conhecimento de que toda a coleção pode ser contabilizada; A amostragem aleatória é usada para verificar a consistência dos registros das coleções.

Um método de inventário em andamento é um sistema que inventa regularmente itens ou itens de alto valor que são mais suscetíveis ao roubo. Este método se assemelha a um iceberg, com os itens de alto valor no topo do iceberg. À medida que o método de inventário avança mais abaixo do iceberg, os itens de menor valor podem ser encontrados. Os itens encontrados no centro do iceberg precisam ser inventorados menos do que os encontrados mais altos no Berg e mais do que os itens encontrados abaixo de sua posição. Os itens na posição mais baixa do iceberg, abaixo da superfície da água, podem precisar ser inventorados anualmente. Com esse tipo de sistema de inventário, os objetos mais importantes ou mais valorizados são contabilizados regularmente.

Análise

Os inventários atendem a vários propósitos, incluindo a oportunidade de revisão do Departamento de Coleções. Essa revisão inclui:

are all objects accounted for and found to be stored properly?is there any preservation or conservation issues that need to be brought to the attention of the registrar, collections manager, or curator?is the collections’ location records reliable?

Um inventário fornece uma revisão sistemática dos registros do departamento de coleções e ajuda a identificar quaisquer problemas. Quão suavemente o inventário passa é realmente uma reflexão sobre a instituição. Se um inventário for concluído com pouco ou nenhum problema, o departamento de coleções está funcionando bem; No entanto, se muitas questões surgirem durante o processo de inventário, isso pode ser indicativo de um departamento de coleções que precisa de revisão e mudança.

Política

Todo museu deve concluir um inventário regularmente e esse requisito deve ser declarado no CMP do museu. O CMP também deve descrever as etapas que precisam ser realizadas no processo de inventário, incluindo:

an examination of each object and its recordsthe condition of every object should be notedany updates to records shall be madeand the inventory list will be filed in the museum's accession file

Planejamento e programação

O tempo suficiente gasto no planejamento deve ser dedicado antes de iniciar uma tarefa como um inventário. Um procedimento de inventário bem pensado utilizará com eficiência a equipe e seu tempo. Esse procedimento deve incluir:

The scope and purpose of the inventory.Sources of funding for staff and equipment with a commitment from management for adequate time and resources to complete the inventory.Resources required to complete the inventory (e.g. staff hours, computers, making and labelling equipment, imaging equipment, etc.)Establish a timetable for the start and completion of the inventory.Ascertain who will run and or carry out the inventory.Identify the method of approach to completing the inventory, including standards used to record findings.How to catalogue and manage information produced by the inventory and how that information will be reviewed and interpreted.

Conduzindo um inventário

Agora que a política e o procedimento de inventário foram estabelecidos, é hora de realizar o inventário. A realização de um inventário é a etapa final do processo de inventário; É relativamente simples, pois as ações são repetitivas, mas pode ser uma das partes mais demoradas do processo de inventário, dependendo do tamanho da coleção e do escopo pretendido do inventário.

Selecione um método de abordagem ao iniciar o processo de inventário. Como a coleção será inventorada? Prateleira por prateleira; ou em ordem numérica do catálogo? Depois que o método de inventário é decidido, um registro de inventário uniformizado e básico para cada objeto precisa ser criado. Esse registro pode conter o seguinte:

Object NumberObject NameBrief Description of ObjectCondition (provides opportunity to conduct a condition check of the object)Current LocationNotes (any other details not included in checklist, such as alerting the need for conservation treatment)Recorder and Date